1. Declaración de Principios y contexto de cumplimiento
CCL Auditores consultores desarrolla su actividad profesional en un entorno que exige altos estándares de integridad, confidencialidad y responsabilidad. La naturaleza de nuestros servicios implica el tratamiento permanente de información tributaria, financiera, corporativa y datos personales de clientes y colaboradores, cuya protección constituye un elemento esencial de nuestra propuesta profesional.
Conscientes de este contexto, la firma ha estructurado un sistema integral de cumplimiento que articula:
•Un modelo de prevención de delitos conforme a la Ley N° 20.393.
•Un programa de protección de datos ajustado a la Ley N° 21.719.
•Procedimientos internos de prevención e investigación en materia de acoso laboral, acoso sexual y violencia en el trabajo, conforme a la Ley N° 21.643 (Ley Karin).
•Un sistema de gestión de seguridad de la información alineado con estándares internacionales en base a la norma ISO/IEC 27001.
El Canal de denuncias forma parte de este ecosistema de control y no constituye un mecanismo aislado. Es una herramienta estructural destinada a fortalecer la detección temprana de riesgos, proteger a las personas y resguardar la integridad institucional.
Su existencia responde a una convicción: los sistemas de cumplimiento solo son efectivos cuando cuentan con mecanismos reales para comunicar irregularidades de manera segura.
2. Finalidad del canal
El canal de denuncias tiene por objeto:
•Facilitar la comunicación confidencial de hechos potencialmente irregulares.
•Prevenir la materialización de riesgos legales, penales, laborales y reputacionales.
•Proteger la dignidad y seguridad de las personas en el entorno laboral.
• Resguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
• Fortalecer el gobierno corporativo y el sistema de control interno.
El canal opera bajo un enfoque preventivo y correctivo, integrándose a la gestión global de riesgos de la firma.
3. Ámbito de aplicación
Podrán utilizar este canal:
• Colaboradores actuales o anteriores.
• Clientes.
• Proveedores.
• Asesores externos.
• Cualquier persona que mantenga o haya mantenido vínculo con la organización, o que tenga conocimiento fundado de hechos relevantes.
En materias laborales reguladas por la Ley Karin, el canal podrá ser utilizado por trabajadores o trabajadoras que denuncien situaciones de acoso laboral, acoso sexual o violencia en el trabajo, incluyendo aquellas ejercidas por terceros en el contexto de la prestación de servicios.
4. Materias comprendidas
El canal permite reportar, entre otras:
a) Cumplimiento penal y normativo
• Conductas que puedan configurar delitos imputables a la persona jurídica.
• Irregularidades tributarias, contables o financieras.
• Conflictos de interés no declarados.
• Uso indebido de información confidencial.
• Vulneraciones a la normativa de protección de datos personales.
• Manipulación indebida de registros o antecedentes.
b) Protección de las personas (Ley Karin)
• Actos constitutivos de acoso laboral.
• Conductas de acoso sexual.
• Violencia en el trabajo ejercida por terceros.
• Conductas que afecten la dignidad o integridad física o psíquica en el entorno laboral.
El canal no sustituye mecanismos de atención comercial ni procedimientos operativos ordinarios.
5. Principios rectores
Confidencialidad estructural
Las comunicaciones serán tratadas bajo estricta reserva. El acceso estará limitado a las personas formalmente designadas dentro del sistema de cumplimiento.
En denuncias vinculadas a acoso o violencia laboral ejercida por terceros, se aplicará un estándar reforzado de confidencialidad, evitando exposiciones innecesarias y protegiendo la identidad de las partes cuando sea procedente.
Protección contra represalias
La organización prohíbe cualquier represalia contra quienes utilicen el canal de buena fe.
Esta protección constituye un elemento esencial del Modelo de prevención y de las obligaciones derivadas de la denominada Ley Karin.
Buena fe y responsabilidad
El uso del canal exige actuar con convicción honesta y antecedentes razonables. No se requiere certeza absoluta, pero sí seriedad y responsabilidad.
Debido proceso
Toda revisión se desarrollará bajo criterios de imparcialidad, respeto por la presunción de inocencia y derecho a defensa cuando corresponda.
Proporcionalidad y objetividad
Las medidas adoptadas serán acordes a la gravedad de los hechos y sustentadas en antecedentes verificables.
6. Tratamiento de datos personales
Las denuncias pueden involucrar datos personales e incluso datos sensibles, especialmente en materias laborales.
El tratamiento se realizará conforme a:
• Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales.
• Ley N° 21.643 (Ley Karin).
• Ley N° 20.393.
• Política de Privacidad institucional.
• Programa interno de Protección de datos.
La base jurídica del tratamiento podrá sustentarse en:
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Interés legítimo en prevenir delitos y gestionar riesgos.
• Protección de derechos fundamentales.
• Ejercicio regular de derechos en procesos internos.
Los datos serán utilizados exclusivamente para la gestión de la denuncia, investigación, adopción de medidas y cumplimiento de obligaciones legales.
No serán utilizados con fines comerciales ni ajenos a la finalidad del canal.
7. Seguridad de la información
La información asociada al canal de denuncias es considerada de alta sensibilidad y se protege mediante medidas técnicas y organizativas acordes a su criticidad, incluyendo:
• Restricción de accesos.
• Segregación de funciones.
• Protocolos internos de confidencialidad reforzada.
• Resguardos tecnológicos consistentes con el sistema de gestión de seguridad de la información.
• Asignación de un comité imparcial y confidencial.
Estas medidas buscan garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada.
8. Procedimiento de gestión
Las comunicaciones serán gestionadas mediante un procedimiento formal que contempla:
1. Registro seguro.
2. Evaluación preliminar de admisibilidad.
3. Análisis estructurado de antecedentes.
4. Investigación interna cuando proceda.
5. Determinación de medidas correctivas, disciplinarias o preventivas.
6. Cierre documentado del proceso.
En materias reguladas por la denominada Ley Karin, el procedimiento se ajustará a los estándares y plazos exigidos por la normativa laboral vigente.
9. Conservación de antecedentes
La información será conservada únicamente durante el tiempo necesario para:
• Gestionar la denuncia.
• Implementar medidas.
• Cumplir obligaciones legales.
• Atender eventuales requerimientos de autoridad competente.
Cumplida su finalidad, los antecedentes serán eliminados o bloqueados conforme a la normativa aplicable y a las políticas internas.
10. Supervisión y mejora continua
El canal de denuncias será objeto de revisión periódica dentro del sistema integral de cumplimiento, a fin de evaluar su eficacia, detectar oportunidades de mejora y asegurar su alineación con la normativa vigente.
11. Vigencia
La presente Política entra en vigencia desde su aprobación por la Alta Dirección y será publicada en el sitio web institucional junto con la Política de Privacidad y demás instrumentos de cumplimiento.
